Administratieve ondersteuning

Als ondersteuning bij Finance & Operations ben je erg divers bezig.

Hieronder beschrijven we de werkzaamheden die daar zoal onder vallen. Ben jij iemand die graag dit werk doet en hou je van geordend werken? Reageer dan op onze vacature wij komen graag met je in gesprek!

Operationeel

• Ondersteuning bij het maandelijkse tijdschrijfproces (printen, verzorgen van ondertekening, scannen en archiveren).

Het beheren van de Mailbox

• standaard antwoorden naar open sollicitaties/studenten/vrijwilligers/research
• Mails intern doorsturen naar het juiste team
• Andere verzoeken doorsturen indien duidelijk naar wie wordt gevraagd/bij wie dit hoort 
• Brievenbus controleren en post verwerken (brieven inscannen en opslaan op SP + mailen naar voor wie het is + archiveren) 
• Ondersteuning met fietskoerier verzendingen
• Helpen met kantoorbenodigdheden
• Copyshop klusjes

Financieel

• Facturen printen + inscannen in scanservice Exact
• Declaraties printen + checken of achterliggende documentatie compleet is + koersen checken
• Facturen en declaraties voorzien van approval-mailtje (en nagaan indien het ontbreekt)
• Na betaling facturen archiveren
• Creditcard controle van onderliggende bonnen
• Scannen van ABN bankafschriften